Projekt leírása:

A fejlesztés célja, hogy az OKF jelenlegi, szinte kizárólag papír alapú iratkezelési, ügyintézési folyamatának és adminisztrációjának elektronizálása oly módon történjen, hogy egy egységes elektronikus rendszer jöjjön létre, mely lehetővé teszi az iratok életútjának nyomon követését, az ügyintézés hatékonyságának monitorozását, illetőleg az iratkezelési munka támogatását, annak felgyorsítását úgy, hogy az iratokhoz tartozó információk rendelkezésre állása folyamatosan biztosított legyen.

Kedvezményezett neve és elérhetősége:

Országos Katasztrófavédelmi Főigazgatóság
1149 Budapest, Mogyoródi út 43.

Közreműködő Szervezet neve és elérhetősége:

VÁTI Magyar Regionális Fejlesztési és Urbanisztikai Nonprofit Kft.
ÁROP-EKOP Igazgatóság
1016 Budapest, Gellérthegy u. 30-32.

Projekt menedzsment:

A projektszervezet formája projektszerű működést takar. A projektszervezet kialakításánál alapvető cél, hogy a projekt működőképességét biztosítsa és sem hierarchikus felépítésében, sem pedig operatív működtetés tekintetében ne váljon a projekt méreteihez képest bonyolulttá. Mindezek tükrében az alábbi struktúrájú projektszervezet állt fel:

Projektgazda: A projekt legmagasabb szintű vezetője és felelőse. A projektgazda feladata a teljes projekt felett a törvényes keretek biztosítása, illetve a nyilvánosság felé történő képviselete. A projektgazda egyben a Projektirányító Bizottság elnöke is.

Projekt szponzor (Synergon): Synergon projekt szponzora a projektek működését felügyelő legfelsőbb szintű vezető.

Projektirányító Bizottság: A Projektirányító Bizottság (PIB) a projekt stratégiai szintű döntéshozó testülete. Feladata, hogy a projekt magas szintű monitorozása mellett biztosítsa a projekt előrehaladásához szükséges stratégiai döntéseket, az erőforrásokat, kezelje az alacsonyabb szinten felmerülő és meg nem oldható konfliktusokat.

Projektvezető OKF (RSOE): az OKF a Rádiós Segélyhívó és Infokommunikációs Egyesületet kérte fel a projekt OKF oldali projektvezetési feladatainak ellátására.

Projektvezető (Synergon): A projektvezető feladata és felelőssége az ütemezésben meghatározott feladatok határidőre és megfelelő minőségben történő végrehajtásának biztosítása. A projektvezető biztosítja a pontos és naprakész kommunikációt a felek között, valamint a Synergon projekt szervezeten belül.

„IPMA A” PM Minőségbiztosítása: az OKF külön igényének megfelelően a projektben megjelenik az IPMA A projektvezetési szintet képviselő, és annak megvalósulását felügyelő szerepkör. Az IPMA A PM minőségbiztosító szerepkörét valós, regisztrált IPMA A minősítéssel rendelkező szakember tölti be. Feladata és felelőssége, hogy a projekt folyamatos nyomon követése mellett javaslatokat, helyreigazító intézkedéseket tegyen annak érdekében, hogy a projekt a teljes életciklusa során, a megkívánt szintű projekt menedzsment tevékenység érvényesüljön.

Munkacsoportok: A munkacsoportok feladata az adott szakterületeken elvégzendő feladatok, projekt céloknak megfelelő szinten való végrehajtása tervezése és végrehajtása. Az egyes munkacsoportok az OKF oldalán azonos témában alakuló munkacsoportokkal szorosan együttműködve hajtják végre a feladataikat.

Projektcélok:

Az EKOP 1.A.1 projekt alapvető célja az elektronikus ügyintézés kínálati spektrumának bővítése, konkrétan minél több konkrét eljárási cselekménynél, közigazgatási ügynél és szolgáltatásnál az elektronikus forma alkalmazásának elősegítése részint az ügyfelek elektronikus ügyintézési lehetőségeinek a szélesítése, részint a közigazgatási munka hatékonyabbá tétele érdekében.

A fenti céloknak jelen projekt teljes mértékben megfelel, hiszen egyaránt biztosítja az elektronikus ügyintézés lehetőségét különböző eljárási cselekményekben, illetve az intézményen belüli szolgáltatások biztosításával hatékonyabbá téve a szervezet szakmai folyamatait. A projekt fő célkitűzései:

• A kialakítandó rendszer feleljen meg a korszerű hatósági ügyintézés követelményeinek (hatékonyság, átláthatóság, ügyfélközpontúság), és rendelkezzen mindazon képességekkel, amelyeket a jelenleg hatályos KET támaszt
• Biztosítsa az ügyintézők hatékony munkavégzését anélkül, hogy felesleges terheket róna rájuk, a munkavégzés egyszerűsítése és nem a nehezítése a cél
• A szervezeti kultúra képes legyen követni a bevezetést követő változásokat
• A rendszer alkosson egy egységes egészet, azaz az üzemeltetése hatékonyan és optimális költségszinten valósuljon meg
• Az ügyek kezelése legyen áttekinthető, monitorozható, az ügyintézői teljesítmény mérhető
• Egyszerűsödjön a vezetői munka, a vezetői terhelés csökkenjen, egyrészt az egyes operatív folyamatokban való részvétel módjának rugalmasabbá tételével, másrészt a vezetői beszámoló készítés támogatásával
• Váljon lehetővé a dokumentumok hatékonyabb kezelése, az ügykezelés támogatására, csökkenjen a papír alapú munkavégzés
• Támogassa a rendszerben megtalálható információk biztonságos, információ biztonsági szempontból kielégítő kezelését
• A rendszer hosszú távon nyújtson lehetőséget a továbbfejlődésre – a CLBPS 4. szint és a részletes folyamattámogatás a kialakítandó rendszerrel technikailag lehetséges legyen

A projekt az Európai Unió támogatásával, az Európai Regionális Fejlesztési Alap társfinanszírozásával valósul meg.