Page 10 - OKF Online Magazin

8

FÓKUSZBAn A HiVATAL ott keletkező nemzeti és külföldi minősített, va- kánsabban megjelenik, hiszen ha egy irat elveszik,
lamint nem minősített adat védelméből adódó annak komoly, akár büntetőjogi következménye is
ügyiratkezelési feladatokat. A BM OKF Ügyviteli lehet.
Irodája, ügyviteli szakirányító szervként szerve-
zi a minősített és nem minősített adatvédelmi és Mi is az iratkezelés? Az iratok keletkezésétől
ügyiratkezelési tevékenységet, működteti az elekt- a megsemmisítésükig vagy a levéltárba való át-
ronikus iktatási rendszert, felügyeli és koordinálja adásukig szükséges lépések összessége, így kü-
a kapcsolódó feladatok ellátását. Felügyeli az ügy- lönösen az iratok átvételét, felbontását, iktatását,
iratkészítés formai követelményeinek érvényesü- kiosztását, szükség esetén azok sokszorosítását,
lését, meghatározza az ügyiratforgalom rendjét. irattározását, selejtezését, megsemmisítését vagy
Segíti és ellenőrzi a terü- levéltárba adását jelenti. Az iratok feldolgozási
leti és területi jogállású
szervek ügyviteli tevé- életútja, mely az ügy jel-
kenységét, szervezi az legének bonyolultságától
erre vonatkozó képzése- is nagyban függ, álta-
ket, továbbképzéseket a lában egy és három év
hivatásos katasztrófavé- közé tehető, ugyanakkor
delmi szervek munka- azok őrzése akár tizenöt
társai részére. évig is tarthat, amely so-
rán a visszakereshetősé-
De mit is csinál az get folyamatosan bizto-
iratkezelő? Az iratok- sítani kell.
ra vonatkozó tárgyakat
rögzíti az iktatókönyvek- Az iratkezelés feladat-
ben vagy rendszerekben rendszerében az elmúlt
akként, hogy azokból harminc évben jelentős
évekkel később mások is változások következtek
dolgozni tudjanak, vagy be. Míg 1980-ban jellem-
az iratokat tárgyuk alap- zően papír alapú ikta-
ján akár évtizedekkel ké- tókönyvekben tartották
sőbb meg is találhassák. nyilván az iratokat, ad-
Az iratkezelési területen dig mára elektronikus
dolgozó munkatársakra iratkezelő rendszerek
nagy felelősség hárul, hi- segítik a munkát. Bár
szen a szakterület műkö- sokan remélték, hogy a
dését szabályzó előírások számítógépek elterjedé-
betartása és betartatása se majd feleslegessé teszi
nem egyszerű feladat, a a papírt, az mégis egy
munka sokrétűsége bizonyos fokú rendszerszemlé- olyan technológiának bi-
letet is igényel. Az iratkezelési folyamatok ciklikus- zonyult, amely a követ-
sága miatt a munkavégzés nagyon monoton, amely kező években még nem fog eltűnni a mindennapi
mégis óriási figyelmet, ezzel együtt fegyelmet és életünkből.
precizitást igényel. A hivatásos katasztrófavédelmi szervek 2011
óta használnak egységes elektronikus iratkezelé-
Az iratkezelés speciális területét alkotja az irat- si rendszert, 2015 januártól a Belügyminisztérium
kezelők egy szűk rétege, őket lényegében a titkok és alárendelt szerveinél egységesen a RobotZsaru
őrzőinek is nevezhetnénk. Az állam titkai a digitá- rendszert használják. A katasztrófavédelemnél
lis kor ellenére zömében papír alapon jelennek meg két és fél hónap alatt alakították ki az informati-
és úgy is kezelik őket az arra feljogosított hivata- kai és az ügyviteli-iratkezelési rendszereket, ha-
lok. Ezen nemzeti vagy külföldi minősített iratok a tározták meg az eljárásrendeket és képezték ki a
legszigorúbb feltételek mellett kerülhetnek még az felhasználókat.
arra jogosultakhoz is. Az iratok még épületen belü- Ezzel egy időben a szervezet eleget tett azon
li továbbításához is a speciálisan képzett, nemzet- kormányzati elvárásnak is, amely az elektronikus
biztonsági ellenőrzésen átesett és vizsgázott titkos- ügyintézést segítő egységes kormányzati ügyirat-
ügyirat-kezelők kellenek. Ezen munkaterületen a kezelő rendszer bevezetésére irányult. A bürokrá-
figyelem és a pontos munkavégzés sokkal szignifi- cia-csökkentés és a szolgáltató állam kiépítése a cél-
ja a hazánkban folyó közigazgatási reformoknak,